Jeżeli znajdujesz potrzebny dokument w mniej niż 50 sekund, twoja organizacja biura jest idealna. Uważasz, że to niemożliwe? Być może potrzebujesz kilku sprytnych rozwiązań. Oto one.

 

Niezbędny sprzęt

Będziesz potrzebować

  • 3 koszyków na korespondencję
  • zeszytu lub menedżera zadań w komputerze i/lub smartfonie
  • terminarza
  • zwykłych teczek tekturowych
  • segregatorów (umożliwiających przechowywanie dokumentów w pionie)

 

Porządkowanie dokumentów

Ustaw na biurku (lub stole w jadalni, na co dzień) trzy koszyki na korespondencję.

Po wybraniu korespondencji ze skrzynki pocztowej wyrzuć wszystko, co jest niepotrzebne (reklamy i koperty).

Resztę włóż do koszyka nr 1 (Wpływające).

W dowolnym momencie (mniej więcej dwa razy w tygodniu) przejrzyj dokumenty i zastanów się, co chcesz zrobić z każdym z nich.

  • Czy wymagane jest konkretne działanie? Np.: zadzwonić, sprawdzić, zapytać, zapłacić? W takim wypadku zapisz to działanie w zeszycie i/lub menedżerze zadań, aby go nie zapomnieć i włóż dokument do koszyka nr 2 (Działanie) w oczekiwaniu na wykonanie.
  • Dany dokument wymaga jedynie archiwizacji? Możesz to zrobić od razu lub pod koniec tygodnia wraz z pozostałymi dokumentami tego typu.
  • Ten dokument informuje, że czekasz na odpowiedź (potwierdzenie wysłania listu poleconego, dowód zamówienia, na którego dostawę właśnie czekasz…).? Włóż go do koszyka nr 3 (W oczekiwaniu na odpowiedź)
  • Nie bierz kolejnego dokumentu zanim nie zdecydujesz, co zrobić z trzymanym w ręce.
  • Zacznij wykonywać działania według listy w zeszycie/ menedżerze zadań.

 

Różne typy dokumentów

  • Bieżące: są to dokumenty związane z bieżącym tematem. Np. do jednej teczki z napisem „Szkody wywołane wodą” wkładasz wszystkie dokumenty związane z tą szkodą aż do momentu całkowitego rozwiązania sprawy. Teczki „Bieżące” powinny być zawsze pod ręką.

 

  • Ważne dokumenty: wszyscy dorośli w domu powinni wiedzieć, gdzie są przechowywane. Chodzi o polisy ubezpieczeniowe, akty zawarcia małżeństwa, umowy o pracę, akty własności, orzeczenia o rozwodzie, paszporty, świadectwa… Przeznacz dla nich specjalny segregator lub szufladę.
  • Różne: wszystko, co zachowujesz, ponieważ uważasz, że może ci się kiedyś przydać. To szeroka kategoria, do której można zaliczyć książki kucharskie, odcinki płacowe, rachunki za wodę/prąd itd., certyfikaty ubezpieczeniowe, albumy ze zdjęciami, katalogi wysyłkowe… Oczywiście w tej kategorii największym wyzwaniem jest ułożenie dokumentów w taki sposób, aby móc je szybko odnaleźć.

Sztuka układania – przy jakiej okazji…?

Jest jedno kluczowe, a przy tym proste pytanie, które pomoże ci znaleźć odpowiednie miejsce dla każdego dokumentu. Gdy chcesz skatalogować dany dokument, zadaj sobie pytanie „Przy jakiej okazji będzie mi on potrzebny?”.

Jeżeli potrafisz odpowiedzieć na to pytanie, to masz gotowy tytuł foldera lub segregatora, a jednocześnie logiczny sposób na jego odnalezienie w późniejszym czasie.

Jeżeli natomiast nie potrafisz odpowiedzieć na to pytanie natychmiast, możesz śmiało wyrzucić ten dokument, inaczej istnieje ryzyko, że włożysz go byle gdzie i już nigdy nie znajdziesz!

 

Bez zbędnego perfekcjonizmu

W kwestii układania lepsze są szersze kategorie niż nadgorliwość. Nie trudź się również umieszczaniem dokumentów w koszulkach przed włożeniem do teczki tekturowej. Włóż po prostu teczki (każda z czytelnym napisem) do segregatorów. Będziesz mieć mniej pracy. A mniej pracy oznacza łatwiejsze i szybsze układanie.

 

Nie przechowuj dokumentów dłużej niż tego wymagają. Na stronach rządowych znajdują się informacje na temat czasu przechowywania wszystkich ważnych dokumentów.

Dobrze by było raz w roku usunąć niepotrzebne dokumenty we wszystkich kategoriach, aby ograniczyć ich ilość.

 

Odwiedz jej blog: www.sorganiser-facile.com