Creo que para que la clasificación de los papeles sea óptima debes tardar menos de 50 segundos encontrar cualquier documento en tu casa. ¿Te parece imposible? Quizá te falten algunos trucos y mañas. Aquí los tienes.

 

El material necesario

Necesitarás

  • tres bandejas de correo
  • un cuaderno o un gestor de tareas en el ordenador o en el smartphone
  • una agenda
  • carpetas de cartón sencillas
  • archivadores (que permitan guardar los documentos en vertical)

 

El circuito de los papeles

Coloca sobre la mesa de trabajo (o la mesa del comedor) las tres bandejas de correo.

Una vez que recojas el correo del buzón, tira todo lo que sea posible (publicidad y sobres).

Coloca todo lo demás en la bandeja n.º 1 (entrada).

Cuando lo desees (unas dos veces por semana), coge cada papel y pregúntate qué quieres hacer con él.

  • ¿Es necesario realizar alguna acción? ¿Por ejemplo llamar, comprobar, solicitar, pagar? En ese caso, anota la acción que debes realizar en el cuaderno o el gestor de tareas para no olvidarla y pon el papel en la bandeja n.º 2 (acción) mientras no te ocupas de él.
  • ¿Es suficiente con clasificar el papel? Puedes decidir clasificarlo ya o al final de la semana, de una vez, con los demás que estén en la misma situación.
  • ¿El papel te indica que estás esperando una respuesta (un justificante de una carta certificada que has enviado, una orden de compra de una entrega que estás esperando. etc.)? Ponlo en la bandeja n. º 3 (esperando respuesta).
  • Evita coger el siguiente papel hasta que hayas decidido qué hacer con el que tienes en la mano.
  • Pasa a la acción a partir de la lista de tu cuaderno o gestor de tareas.

 

Los distintos tipos de documentos

  • Proyectos: son documentos relativos a un tema en proceso. Por ejemplo, coloca en una carpeta de cartón con el título «Desperfectos de inundación» todos los documentos relativos a este siniestro hasta que esté completamente solucionado. Las carpetas de Proyectos deben estar a mano.

 

  • Documentos de Referencia: todos los adultos de la casa deben saber dónde se guardan. Se trata de documentos importantes como, por ejemplo, contratos de seguros de vida, matrimonio, trabajo, títulos de propiedad, sentencias de divorcio, pasaportes, diplomas, etc. Dedícales un archivador o un cajón específico.
  • Reserva: todo lo que conservas porque crees que un día te puede hacer falta. Es una categoría amplia en la que, según el caso, se pueden encontrar libros de cocina, nóminas, facturas de agua o electricidad, comprobantes de seguros, álbumes fotográficos, catálogos de venta por correspondencia… Evidentemente, en esta categoría el desafío consiste en saber dónde guardar los documentos para encontrarlos rápidamente.

El arte de la clasificación « ¿En qué ocasión?»

Existe una pregunta clave, muy sencilla, que te ayudará a encontrar el mejor lugar para cada documento. Cuando vayas a guardar un papel, pregúntate « ¿En qué ocasión voy a necesitarlo?».

Si conoces la respuesta, ya tienes el título para el archivador en el que clasificarlo y una forma lógica para encontrarlo más adelante.

Pero si no sabes responder a la pregunta en ese momento, puedes tirarlo, pues lo meterás en un sitio cualquiera y no lo encontrarás jamás.

 

Basta de perfeccionismos inútiles

En lo relativo a la clasificación, más valen categorías amplias que un exceso de celo. Por eso, no te canses metiendo subcarpetas dentro de las carpetas de cartón. Simplemente coloca estas últimas (cada una con un título claro) en los archivadores. Así tendrás que hacer menos movimientos. Y menos movimientos implican una clasificación más fácil y más rápida.

 

No guardes los documentos más tiempo del necesario. Las páginas gubernamentales informativas te indican cuál es la duración legal de conservación de todos los papeles importantes.

Se recomienda encarecidamente hacer una purga anual en todas las categorías de documentos para evitar un exceso de documentos.

 

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