Ik ga ervan uit dat u uw papieren goed hebt geordend als u slechts 50 seconden nodig hebt om eender welk document terug te vinden. Dat lijkt u onmogelijk? Dan kunt u waarschijnlijk wel enkele raadgevingen en trucjes gebruiken. U vindt ze hieronder.

 

Het noodzakelijke materiaal

Benodigdheden:

  • 3 brievenbakjes
  • een schrift of een takenbeheerder op uw computer en/of smartphone
  • een agenda
  • eenvoudige, kartonnen mappen
  • lectuurbakken (zodat u de documenten verticaal kunt bewaren)

 

Het documentencircuit

Zet de 3 brievenbakjes op uw bureau (of op de eettafel).

Zodra u uw post uit de brievenbus hebt gehaald, bekijkt u wat mag worden weggegooid (reclame en enveloppen).

Leg al de rest in bakje nr. 1 (Binnengekomen).

Wanneer u wilt (ongeveer twee keer per week), bekijkt u elk papier afzonderlijk om na te gaan wat ermee moet worden gedaan.

  • Moet u actie ondernemen? Bijvoorbeeld: opbellen, nakijken, vragen, betalen? In dit geval noteert u de actie in uw schrift en/of uw takenbeheerder om deze niet te vergeten, en legt u het papier in mandje nr. 2 (Actie) tot u tot actie overgaat.
  • Moet het document simpelweg worden gearchiveerd? U kunt ervoor kiezen om dit direct te doen of aan het einde van de week alle documenten in één keer te archiveren.
  • Is dit document bedoeld om u eraan te herinneren dat u nog op antwoord wacht (bijvoorbeeld een ontvangstbewijs van een aangetekende brief of bestelbon van een levering die nog niet is aangekomen)? Leg het dan in mandje nr. 3 (In afwachting van antwoord)
  • Pak het volgende papier niet vast voordat u hebt beslist wat u gaat doen met het document in uw handen.
  • Bekijk de lijst in uw schrift/takenbeheerder en ga over tot actie.

 

De verschillende soorten documenten

  • Projecten: dit zijn documenten met betrekking tot een bepaald onderwerp dat nog in behandeling is. Voorbeeld: in een kartonnen map met de titel ‘Waterschade’ bewaart u alle documenten met betrekking tot dit thema tot het volledig is opgelost. Deze projectmappen moeten worden bewaard binnen handbereik.

 

  • Referentiedocumenten: alle volwassenen in huis moeten weten waar ze zijn opgeborgen. Dit zijn belangrijke documenten zoals levensverzekeringsovereenkomsten, huwelijkscontracten, arbeidsovereenkomsten, eigendomstitels, uitspraken inzake scheidingen, paspoorten en diploma’s. Bewaar ze in een lectuurbakje of speciale la.
  • Reserve: alles wat u bijhoudt omdat u denkt dat u het ooit nodig kunt hebben. Tot deze zeer ruime categorie behoren bijvoorbeeld kookboeken, salarisstroken, facturen van water/elektriciteit, verzekeringsbewijzen, fotoalbums, catalogi van postorderbedrijven enz. De grote uitdaging bij deze categorie is natuurlijk de documenten zo op te bergen dat u ze snel terug kan vinden.

De kunst van het archiveren: bij welke gelegenheid?

Om voor elk document de juiste plek te vinden moet u zichzelf één eenvoudige vraag stellen. Wanneer u een papier wilt opbergen, stel uzelf dan de vraag: “Bij welke gelegenheid zal ik het nodig hebben?”

Als u deze vraag kunt beantwoorden, weet u gelijk twee dingen: de titel van de map waarin u het papier moet archiveren en een logische manier om het later terug te vinden.

Als u de vraag niet kunt beantwoorden, kunt u het papier weggooien, want als u het zomaar ergens opbergt, vindt u het toch nooit terug!

 

Geen nodeloos perfectionisme

Als het op archivering aankomt, kunt u beter ruimere categorieën kiezen dan dat u te strikt bent. Maak het u niet te moeilijk en steek geen kleinere mapjes in de kartonnen mappen. Voorzie ze in plaats daarvan van een duidelijke titel en plaats ze in de lectuurbakken. Zo moet u minder handelingen uitvoeren. Op die manier verloopt het archiveren makkelijker en sneller.

 

Bewaar de documenten nooit langer dan noodzakelijk. Op de informatieve website van uw regering kunt u nagaan hoelang u volgens de wet belangrijke papieren moet bewaren.

We raden u tevens aan alle documentcategorieën jaarlijks uit te zoeken om onnodige opstapeling te vermijden.

 

Ontdek haar blog: www.sorganiser-facile.com