Je considère que votre classement de papiers est au point si vous mettez moins de 50 secondes à retrouver n’importe quel document chez vous. Ca vous semble impossible? C’est peut-être qu’il vous manque quelques trucs et astuces. Les voici.

Le matériel nécessaire
Vous aurez besoin de:
• 3 corbeilles à courrier
• un cahier ou un gestionnaire de tâches sur ordinateur et/ou smartphone
• un agenda
• des chemises cartonnées toutes simples
• des range-revues (qui permettent de garder les documents à la verticale)

 

Le circuit des papiers
Disposez sur votre bureau (ou la table de la salle à manger, au quotidien), les trois corbeilles à courrier.
Dès que vous avez pris votre courrier dans la boîte aux lettres, jetez tout ce qui peut l’être (publicités et enveloppes).
Placez tout le reste dans la corbeille N°1 (Entrée).
Quand vous le souhaitez (deux fois par semaine environ), attrapez chaque papier et demandez-vous ce que vous voulez en faire.
• Une action est-elle requise? Par exemple: appeler, vérifier, demander, payer? Dans ce cas, notez l’action à faire sur votre cahier et/ou votre gestionnaire de tâche pour ne pas l’oublier puis placez le papier dans la corbeille N°2 (Action) en attendant de vous en occuper.
• Ce papier doit-il simplement être classé? Vous pouvez décider de le classer tout de suite ou à la fin de la semaine, en une fois, avec les autres dans le même cas.
• Ce papier vous signale-t’il que vous êtes en attente d’une réponse (justificatif d’un recommandé que vous avez envoyé, bon de commande pour lequel vous attendez une livraison..).? Placez-le dans la corbeille N° 3 (En attente de retour)
• Ne vous autorisez pas à prendre le papier suivant tant que vous n’avez pas décidé quoi faire de celui que vous avez en main.
• Passez à l’action à partir de la liste de votre cahier/gestionnaire de tâches.

 

Les différents types de documents
• Les Projets: il s’agit des documents liés à un sujet en cours. Par exemple, vous placerez dans l’une des chemises cartonnées portant le titre “Dégâts des eaux” tous les documents relatifs à ce sinistre, jusqu’à ce que ce soit complètement réglé. Ces chemises Projets doivent être à portée de main.
• Les Documents de référence: tous les adultes de la maison doivent savoir où ils sont rangés. Il s’agit de documents importants comme les contrats d’assurance-vie, de mariage, de travail, les titres de propriété, les jugements de divorce, les passeports, diplômes… Consacrez-leur un range-revue ou un tiroir spécial.
• La Réserve: tout ce que vous gardez parce que vous pensez en avoir besoin un jour. C’est une catégorie vaste, parce que, selon les cas, on y trouve les livres de cuisine, les feuilles de paye, les factures d’eau/électricité etc, les attestations d’assurance, les albums photo, les catalogues de vente par correspondance… Bien sûr, le défi, pour cette catégorie, c’est de savoir où placer les documents pour les retrouver vite.

 

L’art du classement
A quelle occasion…?
Il y a une question-clef, toute simple, qui va vous aider à trouver le bon emplacement pour chaque document. Quand vous voulez ranger un papier, demandez-vous “A quelle occasion en aurai-je besoin? ».
Si vous savez répondre, vous avez à la fois le titre du dossier où le classer et une façon logique de le retrouver plus tard.
Mais, si vous ne savez pas répondre à la question dès aujourd’hui, vous pouvez jeter le papier car vous risquez de le mettre n’importe où et ne le retrouverez donc jamais!

 

Pas de perfectionnisme inutile

En matière de classement, il vaut mieux des catégories plus larges qu’un excès de zèle. De même, ne vous fatiguez pas à mettre des sous-chemises dans les chemises cartonnées. Placez simplement ces dernières (chacune avec un titre clair) dans les range-revues. Vous aurez ainsi moins de gestes à faire. Et moins de gestes, ça signifie que le classement est plus facile et plus rapide.

Ne conservez pas les documents plus longtemps que nécessaire. Les sites informatifs de votre gouvernement vous informent de la durée légale de conservation de tous les papiers importants.
Une purge annuelle est fortement recommandée pour toutes les catégories de documents: cela évite les débordements.

 

Pour en savoir plus: http://www.sorganiser-facile.com